• Le DCE est un dossier complet élaboré dans le cadre d’un appel d’offres, transmis aux entreprises candidates.
• Il précise les besoins, exigences techniques, conditions contractuelles.
• Obligatoire dans les marchés publics pour toute procédure « formalisée », il est également souvent utilisé et recommandé dans les appels d’offres privés.
• Il garantit transparence, égalité de traitement et de jugement des offres.
• Il est rédigé ou coordonné par le maître d’ouvrage (MOA) ou par un Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) mandaté à cet effet.

Qu'est-ce qu’un DCE et de quoi se compose-t-il ?

Le DCE, ou Dossier de Consultation des Entreprises, regroupe l’ensemble des pièces élaborées par le client acheteur (ou son AMO) dans le but de formaliser une consultation dans le cadre d’un marché public ou privé.

Que contient un DCE ?

Un DCE comporte les documents suivants :

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• Le règlement de la consultation (RC), qui détaille les modalités de participation telles que les délais de mise en œuvre, critères de sélection, de notation, la pondération…,
• Le cahier des charges (CDC), qui définit de façon détaillée les besoins techniques, fonctionnels et organisationnels, ainsi que l’ensemble des exigences client. Il est constitué du Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et/ou Générales (CCTG) et du Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP),
• Les annexes au cahier des charges : Un DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) et/ou un BPU (Bordereau des Prix Unitaires), un planning prévisionnel d’exécution des prestations, des plans, fiches techniques, documents RSE…
• L’acte d’engagement, qui formalise l’offre de l’entreprise retenue.

L’obligation de DCE dans la commande publique

S’il n’est pas imposé (mais fortement recommandé) dans les marchés privés, le DCE est néanmoins obligatoire dans le cadre des marchés publics pour la plupart des procédures “formalisées”. Encadré par le Code de la commande publique, sauf exceptions, sa mise à disposition se fait par le biais de plateformes dématérialisées telles que PLACE, la plateforme de dématérialisation des procédures de marche de l’État, ou e-marchés publics, plateforme de publication et de dématérialisation des appels d’offres des marchés publics.

Pourquoi utiliser un DCE ?

Le DCE est fondamental pour garantir la bonne exécution d’un marché, qu’il encadre et structure de façon précise et transparente.

Sécuriser la procédure d’achat

Le DCE permet, durant toute la consultation, dont la durée peut s’étendre sur plusieurs mois, d’encadrer juridiquement l’appel d’offres (public comme privé), d’assurer une traçabilité des échanges et de réduire les risques de réclamations et contentieux.

Assurer la transparence et l’équité

Un DCE construit de manière réfléchie et appuyé par des analyses techniques et financières réalisées en amont du lancement de la consultation permet aux candidats :

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• De comprendre les besoins de l’acheteur et de satisfaire ses exigences,
• D’avoir accès aux mêmes informations que leurs concurrents,
• De rédiger une offre pertinente et conforme au DCE.

DCE et qualité des réponses

En définissant précisément les besoins, critères d’analyse, de notation, la pondération des notes attribuées et en imposant un cadre de réponse, le DCE favorise des réponses plus qualitatives et comparables de la part des candidats. Élément facilitateur pour le maître d’ouvrage et/ou l’AMO, le DCE est un outil essentiel à l’analyse des offres et la sélection des prestataires.

Qui est concerné par le DCE ?

Le DCE concerne l’ensemble des acteurs d’une procédure de consultation, du donneur d’ordre aux entreprises candidates. Il concerne ainsi :

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• Les maîtres d’ouvrage (entreprises privées, collectivités territoriales, établissements publics…), commanditaires du marché responsables de la consultation et du contenu du DCE,
• Les Assistants à Maîtrise d’Ouvrage (AMO), auxquels le maître d’ouvrage peut faire appel. Soutien précieux pour cadrer, structurer, rédiger et publier un DCE, mais aussi pour analyser les offres et sélectionner les prestataires, un AMO garantit la conformité du dossier.
• Les entreprises candidates, chargées de prendre connaissance de l’ensemble des pièces du DCE, de les analyser minutieusement afin de répondre de manière compétitive et qualitative à la consultation.

Quelques bonnes pratiques pour un DCE efficace

• Rédiger avec attention les pièces.
• Élaborer un DCE structuré.
• Veiller à la cohérence et à la mise à jour des documents.
• Prévoir un SPOC (Single Point Of Contact).
• Mettre à disposition une FAQ pour centraliser les questions des candidats et y apporter des réponses sans omission.