Un tandem incontournable de l'exploitation immobilière

Un paysage économique en perpétuel mouvement et à l’évolution constante, des pressions budgétaires accrues, des mesures associées aux bâtiments ne cessant de croître et de s’intensifier, des normes de sécurité et des performances énergétiques réglementées… Dans un contexte financier incertain, les entreprises tentent à tout prix de rester compétitives malgré les zones de turbulences qu’elles peuvent être amenées à traverser et, de fait, le constat est clair : la maîtrise des dépenses et des frais est devenue pour beaucoup une priorité. Il s'avère alors crucial de gérer avec rigueur les dépenses courantes et celles liées aux activités, mais aussi d’optimiser simultanément les ressources.

Ces dernières années, en matière d’immobilier tertiaire comme industriel, les usages ont changé, poussant les entreprises à relever parallèlement plusieurs défis : adapter les espaces en réduisant les m2 tout en améliorant la qualité de l’environnement de travail, digitaliser les installations et les services tout en assurant la transition écologique, anticiper la réversibilité des lieux, bénéficier de baux plus flexibles, programmer des services vecteurs d’engagement et de fidélisation… Est-il possible de tout conjuguer ? A cœur vaillant, rien d’impossible !

Dans un contexte économique, social et environnemental exigeant et ne laissant aucune place à l'improvisation, les vérifications budgétaires et l’optimisation des coûts deviennent des instruments clés. Véritables outils stratégiques au service du pilotage et de la gestion des dépenses, ils permettent non seulement de gérer efficacement le budget, mais également de maintenir un niveau de qualité de service répondant aux exigences, aux besoins et aux attentes des utilisateurs.

Mais alors, audit de charges, optimisation des coûts, de quoi parle-t-on exactement ? Quelle est leur utilité ? Pourquoi et comment les mettre en œuvre ? Quelles sont les parties prenantes concernées ? Quels sont les objectifs et les enjeux d’une telle démarche ?

Cet article s’appuie sur notre expertise et notre expérience terrain, pour vous apporter toutes les réponses aux questions que vous pouvez vous poser et vous fournir un éclairage utile et structuré. En route pour une immersion dans le monde de l’audit de charges et de l’optimisation !

Audit de charges, de quoi parle-t-on ?

Véritable analyse approfondie des dépenses liées à l’exploitation d’un bâtiment, l’audit de charges vise à s'assurer et à garantir que :

·   Les engagements de dépenses correspondent aux prestations délivrées, autrement dit que les montants facturés sont pertinents, conformes aux contrats et aux ratios métiers ainsi qu’à la réalité de l’usage,

·   Les contrats de prestation de Facility Management (accueil physique et téléphonique, nettoyage, sûreté, sécurité, restauration, maintenance technique, énergie, espaces verts, déchets…) sont optimisés,

·   La conformité réglementaire est assurée et que les bâtiments respectent par conséquent les normes de sécurité mais également les normes environnementales en vigueur, évitant ainsi des sanctions financières,

·   L’actif immobilier est valorisé, augmentant ainsi l’attrait des investisseurs et des preneurs et permettant de facto d’accroître sa valeur marchande ainsi que son potentiel locatif,

·   La répartition des charges est équitable entre les utilisateurs et qu'aucune anomalie n'impacte injustement celles refacturées, y compris entre propriétaires et occupants, particulièrement en bail commercial ou dans les ensembles multi-locataires.

De l’intérêt de recourir à un audit de charges

Si les enjeux de sobriété et de performance énergétique des bâtiments représentent un sujet d’actualité ayant tendance à pousser les entreprises à se pencher sur l’analyse de leurs dépenses et les optimisations et économies possibles, la pression économique est également au cœur de leur décision d’avoir recours à un audit de charges. Mais si l’on regarde de manière plus détaillée les raisons pouvant les pousser à initier une telle démarche, nous nous apercevons que, selon leur secteur d’activité, leurs motivations varient.

Là où les foncières cherchent à réduire les coûts d’exploitation et à garantir la durabilité de leurs investissements, les propriétaires, qu’il s’agisse d’institutionnels ou d’investisseurs, ont pour objectif de maximiser la rentabilité de leurs actifs sans jamais compromettre leur conformité.

Les asset managers sont intéressés par l’optimisation des performances de leurs biens immobiliers, tandis que les locataires cherchent à identifier les économies potentielles leur permettant de renégocier au mieux leurs baux.

Les banques, enseignes de distribution et autres exploitants multisites cherchent à homogénéiser les coûts, là où les entreprises industrielles ont pour objectif d’augmenter leur compétitivité en améliorant significativement l’efficacité de leurs installations, mais également de sécuriser leur production.

Vous l’aurez compris, il s’agit d’une démarche aux multiples facettes, à la croisée des chemins entre finances, énergies, législation, technique et parfois même diplomatie !

Dépenses et ressources, de la pertinence et de la transparence

Si l’intérêt de lancer une telle démarche est multiple, les dépenses analysées dans le cadre d’un audit de charges de bâtiments tertiaires ou industriels le sont tout autant. Il convient ainsi de porter l’attention sur :

·     Les charges locatives telles que l’eau, l’électricité ou bien encore le chauffage et les consommations effectives associées,

·     Les taxes, notamment la taxe foncière et celles applicables sur les bureaux,

·     Les prestations de Facility Management,

·     Les coûts indirects, tels que les fluides et les déchets.

En analysant ces dépenses, l'audit de charges permet non seulement de maîtriser les coûts et d'optimiser les ressources, mais aussi de garantir transparence et équité dans la gestion des charges immobilières. Mais en passant au crible les montants facturés, c’est aussi la pertinence et la performance économique des contrats qui sont évaluées.

Finalement, à la question « Pourquoi donc un audit de charges ? », cette phrase de Peter Drucker s’impose comme une réponse aussi simple que limpide : « Ce que l’on ne mesure pas, on ne peut pas le maîtriser.» et, dans le contexte économique actuel, la maitrise est de mise et l’analyse doit être précise (sujet que nous abordions spécifiquement dans notre dernière veille).

Optimisation des coûts : une logique d’efficacité globale

L’audit de charges est une étape de diagnostic. Précédant bien souvent une phase d’optimisation, cette étape vise à créer de la valeur d’usage en ajustant les dépenses aux besoins réels, sans jamais nuire à la qualité de service. Car attention, il n’est pas question de faire des coupes aveugles, mais bien de calibrer de façon pertinente et juste les prestations, de renégocier certains contrats ou de tirer parti de capteurs connectés ou d’outils de pilotage avancés. Réduire les dépenses inutiles, effectivement, mais en maintenant un niveau de service adéquat, assurément !

Parmi les leviers d’optimisation fréquemment identifiés, nous retrouvons :

·   La mise en concurrence des prestataires et le regroupement de contrats sur plusieurs sites, afin d’obtenir des conditions plus favorables et des tarifs plus compétitifs,

·   La mutualisation de services, visant par exemple à regrouper des services tels que l'accueil, la gestion du courrier et la conciergerie afin de réduire les coûts tout en améliorant l'efficacité opérationnelle et la productivité,

·   La révision des fréquences, rythmes et horaires de nettoyage, notamment avec l’évolution des usages,

·   L’ajustement des horaires de fonctionnement des équipements techniques et le dimensionnement des installations au sein des bâtiments,

·   L’automatisation et le pilotage énergétique, permettant de contrôler la consommation énergétique via des systèmes de gestion technique de bâtiment (GTB) et des capteurs IoT, et ainsi de réduire les coûts énergétiques tout en améliorant la performance.

Pourquoi lancer un audit de charges ?

Qu’il s’agisse de maîtriser les charges énergétiques, qui peuvent représenter, dans les bâtiments tertiaires, jusqu’à 40% des charges totales, de veiller au respect de la réglementation en matière de performance énergétique et notamment au décret tertiaire qui, rappelons-le, demande aux propriétaires et locataires de bureaux de plus de 1 000 m² d’effectuer 40 % d’économies d’énergie d’ici 2030, 50 % d’ici 2040, et 60% d’ici 2050, par rapport à 2010, ou bien encore de maîtriser et d’optimiser les coûts face à une inflation persistante, l’audit de charges s’avère crucial pour de multiples raisons :

·   Identification des anomalies de facturation : Un audit permet d’assurer une traçabilité claire et précise des refacturations, dans l’intérêt commun. Il vise en effet à détecter les erreurs de facturation, les charges non récupérables et autres anomalies pouvant impacter injustement les coûts refacturés aux utilisateurs et permet, de fait, d’éviter les contestations.

·   Évaluation de la performance économique des contrats : L’audit de charges aide à évaluer si les contrats en place sont économiquement performants et s'ils répondent aux besoins réels des utilisateurs. ​

·   Comparaison avec des benchmarks du secteur : L'audit permet de comparer les niveaux de charges avec des références du secteur, offrant ainsi une perspective sur la compétitivité des coûts engagés. ​Dans un contexte inflationniste qui semble perdurer, notamment dans les métiers de service liés aux bâtiments dont l’impact sur les coûts de Facility Management est important, l’utilité d’une telle démarche prend tout son sens.

·   Renégociation contractuelle et mise en concurrence : Les résultats de l'audit permettent d’alimenter des renégociations contractuelles ou des mises en concurrence, visant à obtenir de meilleures conditions financières ainsi que de services. ​Face à des entreprises et des occupants aux contraintes budgétaires fortes, la mise en place de plans de productivité et l’adaptation des niveaux de service s’avère bien souvent nécessaire.

·   Aide à la stratégie immobilière globale : Outil précieux pour les Directions financières, immobilières et de l’environnement de travail, un audit bien mené améliore la lisibilité des coûts et aide à affiner la stratégie immobilière globale, en alignant les dépenses avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

·   Renforcement de la transparence : En favorisant une meilleure compréhension, mais également une bonne gestion des charges, l’audit renforce la transparence entre propriétaires, gestionnaires et occupants. Quoi de mieux pour garantir des relations ​saines, ouvertes, stables et durables ?

Vous l’aurez compris, un audit de charges est un outil essentiel pour maîtriser les coûts, optimiser les dépenses et garantir une gestion efficace et transparente des actifs immobiliers.

Une démarche pluridisciplinaire

Un audit de charges rigoureux nécessite une approche structurée, ainsi que l’implication de plusieurs acteurs, internes et externes. Il s’agit en effet d’une véritable démarche pluridisciplinaire dans laquelle plus la coordination sera bonne et les données fiables, plus l’audit démontrera son efficacité. Autour de la table, sont généralement réunis :

·   Les directions immobilières, environnement de travail et services généraux, qui ont bien souvent en charge le pilotage de la démarche et la coordination des données liées aux contrats.

·   Le responsable FM, qui apporte quant à lui une vision opérationnelle du site, élément clé dans la mise en œuvre de préconisations et d’identification des optimisations et économies potentielles.

·   La Direction financière et les équipes du contrôle de gestion, maîtrise financière et budgétaire oblige.

·   Lorsque l’audit de charges intègre une dimension énergétique et RSE, il est fréquent que soit convié au projet le responsable HSE/RSE, afin d’apporter son éclairage en matière de sobriété énergétique, de bilan carbone, etc… et qui peut mettre en lien les résultats de l’audit avec la stratégie de développement durable en place dans l’entreprise. Des auditeurs techniques ou énergétiques externes peuvent également être mandatés.

·   Côté propriétaire ou bailleur, ce sont généralement le property manager et l’asset manager qui auront une place de choix autour de la table afin de justifier les charges, révisions et apporter une vision précise et essentielle des travaux bâtimentaires provisionnés ou des dépenses liées à envisager.

Enfin, l’accompagnement par un cabinet de conseil ou un AMO spécialisé en immobilier d’entreprise ou en Facility Management (comme JAICOST) externe s’avère précieux dans la stratégie globale, la conduite et la réussite du projet.

Méthodologie d’un audit de charges

Une méthodologie minutieuse permet de structurer l’audit de charges de manière efficace, garantissant une analyse approfondie et des recommandations pertinentes pour l’optimisation des coûts. Elle repose ainsi sur des étapes-clés :

1.       Le cadrage de l’audit : Définir avec précision le périmètre et identifier les différentes parties prenantes constituent deux principes essentiels à la construction de fondations solides d’un tel projet car, comme pour toute construction durable, mieux vaut savoir où poser les murs et qui détient les clés !

2.       La collecte documentaire : Examiner les baux, budgets, factures, contrats de maintenance, de prestations de services, de sous-traitance, les plans de répartition et autres éléments administratifs clés permet de s'assurer que les montants facturés correspondent aux termes des contrats sur lesquels les parties se sont engagées.

3.       Les visites techniques et les entretiens : Effectuer des visites sur site et des entretiens avec les équipes concernées, les utilisateurs et les prestataires est essentiel pour vérifier la conformité des prestations rendues par rapport aux engagements contractuels, mais également pour évaluer les systèmes en place et définir précisément les interventions nécessaires.

4.       L’analyse des coûts à travers des benchmarks sectoriels : Nous vous l’expliquions un peu plus haut mais il est toujours utile de le rappeler : comparer les niveaux de charges à des références du marché permet d’évaluer la compétitivité des coûts et d’identifier opportunités et axes d'amélioration.

5.       L’évaluation des résultats obtenus, passant par la ventilation par poste, l’analyse des écarts, la comparaison à des références de marché : autant d’actions favorisant l’identification de toute anomalie ou non-conformité.

6.       La formulation de préconisations : Rédiger un rapport de synthèse détaillé, proposer des corrections ou ajustements et chiffrer les économies potentielles sont autant d’éléments clés pour prendre des décisions éclairées.

7.       Le suivi et la mise en œuvre de la mission : Proposer un plan d’action pour l'implémentation des préconisations et l’évaluation des résultats à moyen terme finalise cette méthodologie essentielle.

L’optimisation des coûts

Parce qu’elle s’inscrit dans une logique élargie et durable de performance immobilière, l’optimisation des coûts ne doit pas être vue ou considérée à tort comme un banal exercice financier et minimiser son impact serait une erreur stratégique.

D’un point de vue sociétal, elle créée de la valeur d’usage pour les occupants. Garantir la mise à disposition de services adaptés aux attentes et besoins tout en veillant à assurer des conditions de travail optimales est un réel vecteur de satisfaction, de productivité, mais également d’engagement et de fidélisation des collaborateurs. Dans un contexte où la « chasse aux talents » fait rage, nul doute que les entreprises ne peuvent pas faire l’impasse sur cet atout offert par l’initiation d’un tel projet.

D’un point de vue environnemental, l’optimisation des coûts contribue aux engagements RSE de l’entreprise. Une empreinte écologique réduite, des pratiques écoresponsables et durables mises en œuvre, une réglementation environnementale respectée, une transition écologique assurée, de quoi répondre aux exigences gouvernementales et/ou européennes que sont la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), le Décret Tertiaire, la Taxonomie verte ou encore la Loi Climat et Résilience.

D’un point de vue économique enfin, l’optimisation des coûts permet de procéder à une identification détaillée des équipements obsolètes à remplacer, des investissements à envisager, des travaux réglementaires à réaliser. Mais ce n’est pas tout, loin de là. Elle permet également de préparer l’entreprise à l’évolution de ses espaces de travail, en anticipant les besoins liés aux modifications des pratiques et usages, favorisant l’adaptabilité et la réversibilité des lieux, des sujets essentiels dont nous vous  parlions en début d’année.

Décider, fiabiliser, aligner

Si nous devions finalement résumer en trois mots l’utilité de la mise en œuvre d’un audit de charge et d’une optimisation des coûts, il s’agirait très probablement de ceux-ci : décider, fiabiliser, aligner. Car, vous l’aurez compris, il est aujourd’hui fondamental pour les entreprises de prendre des décisions éclairées. Fiabiliser l’ensemble de leurs données s’avère essentiel pour garantir des analyses sûres, pertinentes et réaliser un suivi cohérent et durable dans le temps. Enfin, la gestion des dépenses, des biens, des équipements, des installations et des services se doit d’être alignée à la stratégie d’entreprise et aux objectifs définis.

Albert Einstein disait « Au centre de la difficulté se cache l’opportunité ». Chez Jaicost, nos experts sont à votre écoute et à votre disposition pour vous accompagner dans votre projet. Il ne vous reste plus qu’à saisir cette opportunité !