• Un logiciel de Facility Management centralise la gestion des bâtiments, des équipements et des services.
• Cette solution clé permet de planifier les interventions de maintenance mais également d’optimiser les coûts.
• Son utilisation est destinée à tous types de structures (entreprises, collectivités, gestionnaires d’immeubles...)
• Gestion des espaces, maintenance préventive, GMAO : autant de fonctionnalités disponibles dans un software FM.
• Même si elles sont souvent moins performantes ou intégrées, des alternatives existent.

Qu'est-ce qu'un logiciel de Facility Management ?

Un logiciel de Facility Management est une solution numérique souvent présentée sous la forme d’une plateforme regroupant plusieurs outils en un seul système intégré, dont l’objectif est de faciliter la gestion de l’ensemble des services liés au bon fonctionnement d’un bâtiment ou d’un ensemble immobilier.

Les fonctionnalités clés d’un logiciel FM

Ce n’est pas pour rien si ce software devient un élément central du Facility Management. En effet, il englobe de multiples fonctionnalités pluridisciplinaires, parmi lesquelles :

• La gestion de la maintenance (préventive et corrective),
• Le suivi des interventions (et des prestataires !),
• La gestion des équipements techniques (et des contrats !).

Logiciel de Facility Management et GMAO : des solutions équivalentes ?

Lorsque l’on parle de solution de Facility Management à travers le terme de logiciel FM, il est fréquent pour nos experts d’entendre dire « une GMAO, en somme ! ». Presque, mais pas tout à fait ! La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, plus couramment connue sous le nom de GMAO, est souvent intégrée à un logiciel de Facility Management. Néanmoins, ce dernier propose une approche plus globale, incluant notamment la gestion des espaces et des ressources, le suivi énergétique et environnemental ou encore la gestion des services aux occupants tel que le nettoyage ou encore l’accueil.

Pourquoi utiliser un logiciel de Facility Management ?

Comme nous vous l’avons expliqué plus haut, il s’agit d’une solution pluridisciplinaire prisée des équipes en charge de l’environnement de travail et des équipes oeuvrantes. Si les objectifs visés varient selon les utilisateurs, l’usage d’un tel logiciel permet de répondre à des enjeux grandissants au sein des entreprises.

L’optimisation des coûts de gestion

Les software de Facility Management permettent non seulement une meilleure allocation des budgets, mais aussi une réduction des dépenses inutiles. En effet, grâce à ces solutions digitales, véritables alliées au quotidien des équipes FM, les interventions sont mieux planifiées, les pannes imprévues se voient drastiquement diminuées et l’ensemble des données sont centralisées, favorisant les prises de décision. Et tout cela, vous l’aurez compris, ce sont autant d’atouts économiques !

L’amélioration de la qualité de service et de la satisfaction des utilisateurs

Avec une configuration et un paramétrage ajustés aux besoins, aux équipements et aux infrastructures, le logiciel FM garantit :

• Réactivité, tant sur les demandes d’intervention que sur les opérations de maintenance technique,
• Visibilité sur les niveaux de service,
• Confort de l’environnement de travail, quels que soient les espaces (privatifs ou communs),
• Renforcement du suivi de l’état des infrastructures,
• Transparence dans la planification des travaux et interventions,
• Clarté des rapports émis.

Logiciel de Facility Management : quels sont les avantages, inconvénients et alternatives ?

Pertinente dans une multitude de contextes, l’utilisation d’un logiciel FM est adaptée pour de nombreux acteurs de la gestion des bâtiments, des équipements et des services et convient à différentes structures, qu’elles soient mono-site comme dotées de parcs immobiliers étendus et complexes. Néanmoins, bien que performantes, elle ne convient pas toujours à tous les contextes et certaines solutions peuvent être plus adaptés selon les cas.

Solution de Facility Management : les avantages

Parmi les avantages, citons notamment :

• Le gain de temps et l’efficacité dans la gestion des tâches,
• La traçabilité intégrale et détaillée de chacune des actions menées par les différents opérateurs et/ou prestataires FM,
• L’amélioration continue des performances, qu’elles soient énergétiques comme opérationnelles.

Logiciel FM : inconvénients et alternatives

Parmi les inconvénients, le coût d’implémentation, constituant un investissement financier non négligeable, peut ne pas être adapté à tous les budgets et se révéler être un frein au déploiement d'une plateforme FM.

En outre, la conduite du changement est essentielle à la bonne réussite du projet et nécessite des ressources dont certaines structures peuvent manquer.

Face à ce type de contraintes, des alternatives existent, comme :

• La gestion via tableurs,
• L'utilisation d'outils non spécialisés en FM.

Attention cependant, ces alternatives s’avèrent bien souvent moins efficaces sur le long terme.