• L’audit FM évalue la qualité, l’efficacité et la conformité des services réalisés.
• Il permet notamment de détecter les écarts et d’optimiser les coûts.
• Opérationnels, techniques, réglementaires ou encore contractuels, différents audits peuvent être réalisés selon les objectifs visés.

Qu'est-ce qu'un audit en Facility Management ?

Dans le domaine du Facility Management, réaliser un audit consiste à mener une analyse méthodique et objective des services supports d’une organisation. Prestations de nettoyage, d’accueil, de conciergerie, de maintenance technique, de sécurité… l’audit vise à :  

• Évaluer l’efficacité de ces services,
• Vérifier leur conformité,
• Contrôler l’adéquation entre les services fournis et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Les différentes formes d’audit en Facility Management

Là où dans de nombreux domaines il n’existe qu’un seul type d’audit, dans le cadre du Facility Management, les audits sont nombreux et varient selon les objectifs visés. Ainsi :

• Pour mesurer l’efficacité des prestations et les processus en place, un audit opérationnel sera réalisé.
• Si l’objectif est plutôt d’évaluer la conformité des services au regard de la législation et de la réglementation en vigueur, alors c’est un audit réglementaire qui sera conduit.
• Si les vérifications portent sur les équipements, les infrastructures et les installations techniques, l’audit technique sera privilégié.
• Enfin, si l’évaluation vise à vérifier le respect des engagements contractuels par les prestataires, alors c’est d’un audit contractuel dont l’organisation aura besoin.

Comment se déroule un audit de Facility Management ?

Un audit dans le cadre du Facility Management est généralement constitué de cinq étapes principales :

• La définition du périmètre de l’audit ainsi que les objectifs par ce dernier,
• La collecte de données, à travers la réalisation de visites, d’entretiens et la consultation de documents (techniques, contractuels…)
• L’analyse des écarts constatés entre la situation réelle et les référentiels applicables dans le cadre du marché,
• La rédaction d’un rapport d’audit détaillé, établissant un certain nombre de recommandations selon les constats réalisés dans le cadre de l’audit,
• Le suivi post-audit, ayant pour objectif de mettre en œuvre l’ensemble des actions correctives nécessaires.  

À quoi sert un audit en Facility Management ?

Veiller à la qualité des services, les piloter avec précision et rigueur, identifier les différents leviers d’optimisation (financière, organisationnelle…), garantir la conformité des prestations réalisées et leur fonctionnement… les raisons de réaliser un audit FM sont nombreuses et toutes fondamentales pour les entreprises et leurs collaborateurs, mais également pour les prestataires de services FM.

Audit FM : identifier les axes d’amélioration

Que ce soit pour mettre en lumière des manquements organisationnels, des non-conformités en matière d’hygiène et/ou de sécurité, d’identifier des surcoûts ou des postes de dépenses non/mal maîtrisés ou, à l’inverse, des opportunités d’optimisation (énergétique, technique…), l’audit FM est essentiel aux organisations.

Optimiser les coûts et la qualité des prestations et des services fournis

• Adaptation des prestations et ajustement réalisés de manière fidèle à la réalité des besoins,
• Renégociations contractuelles menées sur des bases claires, objectives, chiffrées et détaillées,
• Renforcement de la qualité de service fournie au regard d’indicateurs clés etde niveaux de services mesurables (KPI, SLA),
• Répartition des ressources adaptée aux priorités stratégiques de l’entreprise et dans le respect des budgets fixés,

L’audit FM est un outil d’évaluation, d’ajustement et de contrôle précieux pour les entreprises privées comme pour les établissements publics, quelle que soit leur taille.

Qui est concerné par l'audit en Facility Management ?

L’audit FM :

• S’adresse à toutes les organisations disposant d’actifs immobiliers et/ou de services support,
• Concerne :

o   Les directions immobilières

o   Les directions de l’environnement de travail

o   Les directions des services généraux

o   Les directions HSE / QSE

De multiples secteurs d’activité concernés par l’audit FM

Entreprises tertiaires ou industrielles, établissements de santé, collectivités territoriales, administrations publiques, établissements scolaires, nombreux sont les secteurs concernés par le Facility Management et l’audit des prestations et services associés.

Différentes parties prenantes à l’audit

Qu’il s’agisse de conduire l’audit, d’y participer en tant qu’oeuvrant ou de représenter l’un des acteurs, multiples sont les personnes généralement présentes et intégrées à un audit FM. Facility Manager, responsable de l’environnement de travail ou des services généraux, responsable QHSE, prestataire externe, AMO, cabinet de conseil spécialisé… autant de parties prenantes investies dans la réalisation des audits de Facility Management.